Automatización de los procesos de ventas a través del CRM

Una pregunta bastante común que se hacen los comités de dirección de las empresas es la siguiente: ¿cuál debe ser la distribución del tiempo de los equipos de ventas? La respuesta parece obvia: deberían emplear la mayor parte de su tiempo vendiendo.

Pero los estudios realizados al respecto son claros. Los componentes de los equipos emplean menos de un tercio de su tiempo en la venta y sin embargo un 50% en tareas administrativas de CRM y búsqueda de contenido. Terrible.

¿Cómo incrementar la dedicación a la venta de nuestros equipos? ¿Cómo podemos hacer que ese 50% empleado en tareas administrativas y de contenido disminuya? Fundamentalmente mediante dos tipos de acciones:

  1. Definición de las tareas adecuadas para el equipo de ventas. En el 52% de las empresas, el marketing es considerado como parte de la productividad de ventas y, ese tiempo que nuestros equipos emplean en la elaboración del contenido, no es productivo.
  2. Automatización: una parte fundamental que incide especialmente en el trabajo administrativo.

A continuación proponemos varias ideas de automatización que nos ayudarán a incrementar la productividad de nuestra fuerza de ventas.

Automatización de los informes

No es ningún secreto que nuestra voluntariosa utilización de hojas Excel dificulta la estandarización de la información que debemos hacer llegar a nuestros equipos. La complejidad de comprensión de esos datos alojados en tablas requiere de explicaciones minuciosas y análisis discrepantes.

Un buen CRM sistematiza la elaboración de informes y el envío de los mismos a los correos de nuestros equipos con las cifras necesarias derivadas de nuestra base de datos. Tan sencillo como enviar esos datos por email.

Automatización de la distribución de leads

Vamos con los leads. Los leads entran y se establecen cómodamente en nuestras bases de datos hasta que el director comercial tiene tiempo (harto complicado) de realizar las comprobaciones oportunas. Y si no se ha definido ningún método en particular, lo asigna a quien cree más conveniente.

Obviamente, lo primero es crear un conjunto de criterios para la distribución de leads ¿Criterios de territorialidad? ¿Criterios de competencias  o expertise? Y una vez satisfechos con la distribución planificada, utilicemos nuestro CRM para hacerlo de forma rápida.

Automatizar la priorización de leads

Gran parte del tiempo de nuestros comerciales se emplea en encontrar leads. ¿Cómo priorizarlos? Ciertas características conductuales y demográficas hacen que algunos sean mucho más propensos a cerrar que otros, por lo que aquellos con más posibilidades deben ser fijados como prioridad sin que nos lleve horas de estudio.

Un CRM de calidad debe permitirnos asignar pesos específicos a nuestros clientes potenciales en base a nuestros propios criterios, permitiendo incluso “predecir” la probabilidad de cierre. Y es aquí cuando una integración de la herramienta con nuestra base de datos actual  nos ayuda a establecer los parámetros necesarios, garantizando que los mejores clientes potenciales aparezcan como tales.

Automatizar la creación del registro

Las estadísticas nos dicen que por cada dos horas de visita/venta, nuestras fuerzas comerciales emplean una hora en la administración del CRM – creación de contactos y empresas, registro de tareas para dar seguimiento,  creación de oportunidades…

Los CRMs nos dan opciones de automatización de los flujos de trabajo, disminuyendo el tiempo de creación de registros (que, además, suele ser una de las tareas más odiadas por nuestras fuerzas de ventas, a los que les encanta salir de la oficina)

Automatizar la creación de contenidos

Nuestras fuerzas de ventas pasan un tercio del tiempo creando contenido que enviar a los clientes potenciales. Sin embargo,  sólo un tercio de los equipos de ventas dan prioridad a mejorar del acceso y la utilización de esos contenidos.  Nuestros equipos necesitan contenido procesable, centralizado y rastreable, para ahorrar tiempo antes y después de cada interacción con el cliente potencial.

El CRM permite compartir los contenidos elaborados y modificados con su equipo de marketing, y asegurarse de que hay un lugar para añadir ideas al repositorio de creación de contenidos. A medida que crece nuestro repositorio, podemos ir implementando una solución más robusta de seguimiento de documentos,  con  analíticas avanzadas para asegurar que tenemos un control exhaustivo en la forma en que nuestros clientes potenciales están interactuando con nuestro contenido.

Automatizar el proceso de visitas

A nuestros equipos de ventas les encanta hacer visitas pero, sin embargo, el proceso de conseguir insertar una de ellas en el calendario es complicado.  Cada vez los clientes son más reacios al cara a cara porque también ellos han informatizado sus procesos y, además, disponen de mucha información de producto online.

Los CRMs nos permiten facilitar la tarea a nuestros clientes, permitiéndoles seleccionar una serie de fechas propuestas de manera automática. De esta manera, simplificamos la coordinación de agendas  y optimizamos nuestro tiempo.

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Pello Gámez

Key account manager en Conasa, especializado en hacer felices a mis clientes. Empeñado en unir marketing y móvil. Optimista convencido.
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