Soluciones Integrales para empresas I. Hoy, los ERP

Me gustaría inaugurar mi participación en este blog empezando por el principio, es decir, explicando qué son las herramientas de ERP, CRM y XRM.

Muchos de vosotr@s seguramente estáis familiarizados con estos conceptos o habéis oído hablar sobre ellos, pero… ¿realmente conocéis su auténtica misión?

Como el tema es amplio, iremos ahondando poco a poco en cada uno de los conceptos. Para ello, dividiré la explicación en una serie de 3 posts: uno sobre ERP, otro sobre CRM y, finalmente, el de XRM.

Así que no nos demoremos más, ¡Vamos al lío!

¿Qué es un ERP?

ERP o Planificación de Recursos de la EmpresaERP son las siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos de la Empresa y, básicamente, es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la información entre distintas áreas funcionales como son la producción, logística, finanzas y recursos humanos. Posee una base de datos única y los datos son completos, consistentes y existe interrelación entre todas las áreas funcionales.

Ventajas:

Podemos destacar las siguientes:

  • Se optimizan los recursos empresariales, ya que es un repositorio único de todos los datos para compartir en todos los procesos empresariales.
  • Son herramientas estupendas para solucionar problemas contables, mercantiles o fiscales de la empresa.
  • Son modulares: Conciben la empresa como un conjunto de áreas o departamentos que se interrelacionan por la información que generan a partir de sus procesos y que comparten. Así,  nos permiten instalar los módulos para trabajar según nuestras necesidades: Por ejemplo, gestión de almacenes, de Recursos Humanos, finanzas generales, ajustes según normativas del país en el que nos encontremos… etc.
  • Configurables. Suelen poseer entornos de programación para desarrollar más rápidamente los nuevos procesos que se quieren implantar en la organización, lo que nos permite más flexibilidad a la hora de adaptar la herramienta a nuestra forma de trabajar. Por ejemplo, una multinacional puede requerir configurar varias empresas en el ERP para llevar toda la contabilidad de las mismas, registrar operaciones de compra-venta entre ellas y realizar conciliación bancaria; mientras que, una empresa  pequeña, sólo requerirá registrar sus movimientos con respecto a sus clientes y proveedores.
  • Interfaz web en muchos de ellos: Esto permite que no necesitemos la instalación de una aplicación cliente que conecte al ERP, sino que mediante el uso de una conexión de red y de un navegador podemos acceder al ERP.
  • Amplias posibilidades de instalación y licenciamiento: en la nube, en nuestra propia red, licencias gratuitas, licencias de pago por uso…

Desventajas:

  • Su implementación y adaptación a nuestra forma de trabajar puede ser costosa y compleja, por lo que es recomendable realizar una consultoría para evaluar los procesos de negocio de nuestra empresa (en todos sus aspectos: hardware y software) y su correspondiente alineación con el ERP. E incluso modificar el comportamiento estándar del ERP para adaptarlo a nuestra forma de trabajar.
    Apoyándonos en empresas especializadas, que no basan su conocimiento en un sólo producto, evitaremos caer en la tentación de adquirir un producto sobredimensionado al tamaño de nuestra empresa. En muchas ocasiones me he encontrado con empresas que habían adquirido un producto muy bueno, porque les habían hablado muy bien, pero se les había ido de las manos totalmente. No sólo en costes de licenciamiento, sino en costes de implantación y, sin embargo, no empleaban ni el 20% de toda la funcionalidad que brindaba dicho producto. Aquí tengo que decir que muchas Consultoras sólo se dedican a implantar un sólo producto que no siempre es adecuado para todos los tamaños de empresas. Para evitar esto, lo recomendable es hacer una consultoría de negocio que inicialmente evalúe qué software es el que mejor se adaptaría a nuestra forma de trabajar y a nuestro bolsillo.
    No nos dejemos llevar por las modas del momento ni por las “maravillas” que pueda hacer un ERP frente a otro y. ante la duda, debemos preguntarnos si realmente vamos a sacar provecho de lo que nos ofrece y cómo. Si lo pensamos bien, no hay un ERP mejor que otro, sino una implantación adecuada o no.
  • Muchos de ellos, en su versión gratuita, suelen ser bastante restringidos en cuanto a funcionalidad, por lo que si queremos un determinado módulo más avanzado, requieren de subscripción por uso del servicio/producto.
  • Aunque muchos de ellos están bajo el licenciamiento Open Source, no debemos caer en el error de que son herramientas totalmente gratuitas. Open Source (Código abierto) se rige bajo la premisa de que el código fuente de la aplicación está disponible para su libre distribución y modificación, pero no implica que siempre sea gratuito.
  • Formación insuficiente de los usuarios del sistema: No debemos caer en el error de pensar que recortando en la formación/aprendizaje de los usuarios de la herramienta se van a ahorrar costes. Inicialmente puede parecer así, pero un uso inadecuado de la herramienta puede producir inconsistencias que a corto/largo plazo pasarán factura, con unos costes para subsanar los errores que incluso podrían ser más elevados que los que pensábamos que nos ahorraríamos evitando horas de formación.

Y eso es todo por ahora. La semana que viene seguiremos con el análisis de los CRM.
Espero que os haya gustado esta primera intervención. Estaré encantada de leer vuestros comentarios y sugerencias, temas que queráis tratar o lo que se os ocurra.

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