El éxito en la implementación de un Sistema de Gestión (ERP)

Voy a iniciar este post con una aseveración: El éxito de la adopción de un Sistema de Gestión (ERP – Enterprise Resource Planning-) depende de dos factores fundamentales:

  1. La veracidad de los datos.
  2. La maximización de su utilización.

Microsoft Dynamics NAV en números

Si somos capaces de lograr que ambos factores se conviertan en una realidad en nuestro día a día, lograremos que la gestión de nuestros procesos sea eficaz y eficiente. No nos es desconocido el hecho de ir creando sistemas paralelos (esas maravillosas Excel que todos vamos acumulando en nuestras carpetas) cuando dudamos de que el output de nuestro ERP es correcto.

Es difícil pensar en un gran proyecto que conlleve más riesgo para una organización que implementar un ERP. Es una decisión que está a la altura de una importante fusión o adquisición estratégica, en términos de potencial de interrupción del negocio. Esto es debido a que una implementación de ERP toca casi todas las funciones de la empresa, casi cada proceso del negocio y a casi todos los empleados. Aunque los sistemas ERP son sistemas informáticos, no son proyectos informáticos: son iniciativas de cambio de negocio. Si lo hacemos rematadamente mal podríamos pasar a ser un “case study” de una escuela de negocios.

¿Qué esperamos obtener de un nuevo sistema de gestión?

En la realización de talleres y consultorías para empresas en visos de embarcarse en un proyecto de reemplazo de su sistema ERP se tratan los siguientes temas:

Se analiza la historia y el papel de ERP, razones para el fracaso, lecciones aprendidas de implementaciones con éxito, procesos típicos más necesitados de mejora y las funciones y responsabilidades de los usuarios de negocios en la implementación. Los beneficios esperados son la mejora de la eficiencia, menor inventario, mejor planificación, una experiencia de usuario mejorada, mayor control de los procesos, altos niveles de información disponible, reportings completos….

¿Qué es lo que más nos preocupa?

Nuestros temores a la hora de implementar un nuevo sistema de gestión son: que no se logre adquirir la suficiente formación, el descontrol en el inventario que pueda surgir durante la transición, que los empleados no trasladen los problemas o malfuncionamientos cuando las cosas no van bien, desorganización en entregas de pedidos…

También nos encontramos con dudas de equipamiento y recursos: ¿tenemos el ancho de banda adecuado? ¿Poseen sus servidores la capacidad suficiente para soportar de manera ágil el sistema completo? ¿Quién debe liderar el proyecto en la empresa? ¿Tendrán los empleados la capacidad de implementar de manera exitosa el sistema? ¿Dónde conseguimos  el personal adicional necesario?

Llegados a este punto, percibimos la inquietud real. Nuestro objetivo en la realización de consultorías y talleres es hacer ver a nuestros clientes la importancia de la involucración de los recursos más válidos en el proyecto. No hay nada más peligroso para el proyecto que la falta de compromiso de la empresa que empieza a implantar un ERP pensando que no es gran cosa, que puede delegar el proyecto para el Departamento de TI o el integrador del sistema. O pensar que puede tratar una implementación de ERP como otro proyecto industrial, como instalar una nueva línea de producción o un nuevo programa de seguridad.

¿Qué podemos hacer para mitigar el impacto?

CONCIENCIAR. Debemos concienciarnos de la importancia de realizar una buena implementación. El equipo directivo debe estar totalmente alineado en el proceso y motivar a sus responsables de proyecto.  Y, por supuesto, elaborar un sencillo y eficaz plan de contingencias que nos permita visualizar las medidas a tomar. Aquí una pequeña guía de los puntos más críticos:

  • ¿Tendremos recursos suficientes para el desarrollo del proyecto? ¿Debemos asignar un presupuesto para contratar recursos adicionales que den soporte a las responsabilidades del día a día de los miembros del equipo de proyecto?
  • ¿Nuestros usuarios del ERP adoptarán el sistema? ¿Sacarán todo el partido al sistema? Desarrollemos un buen plan de gestión del cambio y de formación en todos los aspectos para que nuestro personal conozca el sistema y saque el máximo partido
  • ¿Nos preocupa que la implementación afecte a la satisfacción de nuestros clientes? ¿Afectará a los plazos de entrega? ¿Afectará a la calidad de nuestro producto terminado o a nuestro servicio? Planifiquemos bien el apoyo necesario para esa parte tan crítica en nuestras empresas.

No podremos alcanzar un riesgo CERO en una implementación de ERP. Pero con cuidadosa planificación, asignación de recursos y compromiso de gestión minimizaremos el impacto en nuestros procesos y percibiremos una GRAN MEJORA según vaya avanzando la implementación.

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Pello Gámez

Key account manager en Conasa, especializado en hacer felices a mis clientes. Empeñado en unir marketing y móvil. Optimista convencido.
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