Ventajas de contar con un software de gestión empresarial

En el anterior post de nuestro blog os invitábamos a reflexionar sobre la importancia que hoy en día tiene para las empresas un buen software de gestión empresarial. Y os hablábamos tanto de las ventajas de contar con un ERP como de las desventajas al carecer de él. Hoy continuamos entrando en detalle con algunas de las ventajas que ofrece el software de gestión para las empresas.

Mayor visibilidad y control del negocio

En los negocios se suelen mencionar dos “máximas”:

  1. El tiempo es oro.
  2. La información es poder.

Un ERP hace de ambas afirmaciones su razón de ser ya que busca facilitar la toma de decisiones de directivos y mandos intermedios, ofreciéndoles en tiempo real información relevante. Además, la inmediatez y confiabilidad de la información entregada no solo permite tomar decisiones rápidas sobre lo acontecido, sino también prever situaciones por llevar.

Aún a pesar de lo anterior, todavía hoy es muy frecuente encontrar empresas en las que cada área o departamento utiliza de forma aislada diferentes programas de gestión u otras herramientas informáticas similares que han sido adaptadas para cubrir en exclusiva sus necesidades de gestión de la información. El problema de esta práctica es que la información obtenida a través de este tipo de aplicaciones no suele ser compartida con otras áreas, por lo que se generan “silos” que favorecen la desactualización y heterogeneidad de la información, tanto a nivel de contenido como de formato. Consecuencia directa de esta práctica es que se favorece la proliferación de errores y duplicidades, cuestiones ambas que generan incertidumbre y aumentan el riesgo de pérdida de información.

Los ERPs actuales ofrecen solución a este problema ya que los datos son introducidos y procesados a través de un único sistema, homogeneizando de ese modo tanto su recogida como su formato. Gracias a ello, todas las áreas de la empresa se nutren de las mismas fuentes, obteniendo en cualquier momento información unificada y relevante para su operativa, incluida la que pudiera ser generada por áreas distintas a la propia.

Por otro lado, un ERP libera tiempo del personal encargado del análisis del negocio, ya que les evita dedicar esfuerzo a consolidar los datos dispares provenientes de diferentes fuentes.

En conclusión, se puede decir sin miedo a equivocarse que un ERP permite tomar mejores decisiones en menos tiempo.

Mayor productividad y competitividad

Todavía hoy en día es relativamente fácil encontrarse con empresas que a, pesar de tener un gran recorrido, se han acostumbrado a vivir con multitud de problemas de gestión: inventarios no actualizados, tareas improductivas que requieren tiempo y personal, ineficiencias en producción, almacenes saturados que comprometen la liquidez, retrasos en las entregas, etc.

En esencia, la gestión de procesos y recursos que ofrece un ERP ha sido diseñada para impulsar el rendimiento global del negocio. Consecuencia de ello es que, cuanto mayor sea el número de procesos empresariales implementados en el sistema informático de gestión, y mayor sea el grado de utilización del mismo por parte del personal, mayor será la eficiencia y rentabilidad que la compañía obtiene con la implantación de un ERP.

Pero más allá de la teoría está la necesidad real pues, hoy por hoy, para ser competitivo es condición necesaria el optimizar el uso de los recursos disponibles. Y para lograrlo, es imprescindible contar con un buen ERP que ayude a la consecución de tal labor.

Estudios recientes señalan que en la actualidad más del 70 % de las grandes empresas españolas tienen implantada algún tipo de solución de ERP. Y la tendencia es que ese porcentaje vaya al alza, no solo en la gran empresa, sino también en la pequeña y mediana. La razón: en una economía global tan competitiva, muchas PYMEs deben competir contra grandes corporaciones, lo que les obliga mejorar la gestión de sus procesos con objeto de minimizar costes operativos, a la vez que impulsan productividad y resultados de negocio.

Mejor gestión financiera

Una vez que se ha implantado un ERP y éste es usado con asiduidad y madurez, disminuyen los tiempos de dedicación necesarios para tareas repetitivas, los costes operativos y muchas de las labores administrativas, gracias a la rapidez en las respuestas y la eliminación progresiva de gestiones improductivas.

Una de las claves para la implantación de un ERP es la mejora que experimenta el proceso de gestión financiera de la compañía. La madurez en el grado de utilización de un ERP conlleva que los directivos, mandos intermedios y usuarios autorizados puedan analizar en tiempo real cuáles son los estados financieros de la compañía que se derivan de los últimos datos introducidos en el sistema.

La mera posibilidad de obtener en cualquier momento una imagen fiel de la situación económica de la compañía, tanto la real como la previsional, permite prever y distinguir situaciones más favorables de aquellas que requieren más atención. Hablamos por tanto de obtener en tiempo real información económico-financiera relevante, de gran utilidad en el proceso de toma de decisión debido a que ayuda a mejorar la gestión global de la empresa.

Mayor seguridad

Uno de los objetivos de la implantación de un ERP es que la mayoría de los datos empresariales se integren en un único repositorio o almacén de información. Cada ERP dispone de una base de datos donde se guarda toda la información recabada, controlando en paralelo el acceso y utilización que cada usuario hace de la misma.

Los permisos de acceso a la información del negocio pueden establecerse de forma individual (por usuario nominal) o mediante roles de usuarios (grupos de usuarios que comparten unas determinadas características). Aunque lo más habitual es asignar a cada usuario unas credenciales de acceso únicas (basadas en un identificador de usuario y una contraseña), también es posible incrementar la seguridad a través de la utilización de tarjetas inteligentes, dispositivos biométricos y otros similares.

Los ERPs permiten también controlar las reglas de negocio (flujos operativos) así como los permisos de edición de información de los usuarios.

Con todo ello las empresas fortalecen enormemente la seguridad, confianza y confidencialidad de la información que almacenan.


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Joseba Alfaro

Responsable de Marketing, Ventas y Desarrollo de Negocio
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